Instituto Politécnico de Santarém selecciona Beltrão Coelho e solução de gestão de impressão da Xerox

Lisboa, 12 de julho de 2016 – A Beltrão Coelho, Platinum Document Technology Partner da Xerox celebrou um contrato global de serviços de impressão (MPS) com o Instituto Politécnico de Santarém (IPS).

O Instituto Politécnico de Santarém conta com cerca de 4.000 alunos e 500 colaboradores e é composto por cinco escolas de diferentes áreas de formação. Quatro na cidade de Santarém e uma na cidade de Rio Maior, sendo que a sua área de influência alcança os distritos de Santarém, Lisboa, Leiria e Setúbal.

Com o objetivo de conseguir um maior controlo dos custos financeiros e uma redução de custos operacionais e, empenhado em prestar um serviço de alto nível aos seus alunos, o IPSantarém foi à procura no mercado de uma solução moderna de MPS (Managed Print Services) que lhe desse a oportunidade de solucionar os problemas que vinha a enfrentar na gestão de hardware/software de impressão e gestão de documentos.

Foi solicitado uma otimização da  infraestrutura de cópia e impressão do IPSantarém, que passou por uma análise exaustiva da situação atual.

A proposta apresentada pela Beltrão Coelho passou então pelo desenho de uma solução à medida deste universo de utilizadores, tendo por base a tecnologia e soluções Xerox. Os processos de gestão de impressão foram automatizados e são agora geridos em regime de outsourcing, libertando a equipa de logística e tecnologia para outros serviços relevantes para a instituição.

As necessidades do IPS
A gestão dos serviços de impressão do Instituto Politécnico de Santarém assentava em dois departamentos paralelos, que não funcionavam de forma integrada, atrasando todos os processos envolventes. A título de exemplo, os alunos não conseguiam acompanhar o plafond de cópias que ainda tinham disponível, as atualizações funcionavam de forma manual, e os serviços de impressão estavam apenas disponíveis a partir dos dispositivos instalados na instituição.

O número de processos envolvidos potenciava o aumento de problemas técnicos ‒ como falhas na conexão, incompatibilidades nas drivers, configurações de novos utilizadores ‒ o que exigia um elevado nível de intervenção da equipa de TI do Instituto Politécnico de Santarém.

O IPSantarém já possuía um sistema de Contabilização dos volumes instalado (a solução Equitrac). No entanto, o essa solução não comunicava com o sistema de gestão documental  desenvolvido pelo IPSantarém.

Os alunos que tinham acesso ao sistema de gestão documental através da sua senha individual, podiam carregar na secretaria o montante que gostariam de imprimir, mas não conseguiam acompanhar a evolução do seu plafond e saldo financeiro em tempo real. Isto ocasionava uma sobrecarga de funções na secretaria (que tinham de informar o plafond e saldo financeiro aos alunos), ocasionava erros frequentes de registo porque as atualizações eram feitas de forma manual e gerava insegurança aos alunos que nunca conseguiam saber ao certo quanto ainda poderiam imprimir ou fotocopiar.

Havia muitos ficheiros partilhados pelo IPSantarém que poderiam ser impressos pelos alunos. No entanto, para efetivarem a impressão, os alunos tinham que aceder à rede do IPSantarém – o que provocava alguma insegurança – e obrigatoriamente utilizar os PCs da instituição – que nem sempre estavam disponíveis para este fim. O que gerava atrito e desconforto em ambos os lados.

A equipa técnica e os IT do IPSantarém perdia horas a resolver problemas relacionados com as impressoras: falta de conexão, incompatibilidade de drivers, encravamentos, dúvidas de utilizadores, configuração constante de contas de utilizador e diretórios de digitalização, entre outros. Tudo isto, tarefas divergentes que provocavam o afastamento da equipa técnica e dos IT do IPSantarém do foco da sua atividade profissional

O IPSantarém tinha um grande stock de toners e outros consumíveis de impressão e o Departamento administrativo gastava muito do seu tempo na gestão deste stock e de todos os processos redundantes correlacionados, como a logística de todos estes materiais, a encomenda de novos consumíveis, recolha de leituras das máquinas ou chamadas técnicas.

As soluções Xerox e Beltrão Coelho
A partir do diagnóstico do serviço de gestão documental existente no IPS, a Beltrão Coelho em parceria com a Xerox desenhou uma solução de MPS, que permitiu optimizar a instraestrutura de cópia e impressão da instituição.

O desenho de optimização do parque de impressão do Instituto Politécnico de Santarém, paralelamente com as várias soluções instaladas, permitiu a redução dos custos associados, ao mesmo tempo que diminui o impacto ambiental relacionado com a impressão e gestão de documentos.

Entre as várias soluções contam-se a instalação de várias multifunções Xerox, com Plataforma ConnectKey que permite transformar os equipamentos em verdadeiros SmartMFP’s, extendendo as suas capacidades disponibilizando mais serviços aos utilizadores.

Foram instaladas novas versões do software Equitrac (com a função follow-me) para gerir os fluxos de impressão, o saldo de cópias, plafond, autentificação através do AD e gestão e definição de políticas de utilizadores.

Foi ainda criado um Webservice através do Equitrac que permitiu o envio para o sistema de Gestão  documental do IPSantarém o saldo de cópias e plafond dos utilizadores e também permite alterar o plafond dos utilizadores através do Sistema de Gestão Documental do IPSantarém.

A partir daqui, a gestão do parque de impressão passou para a responsabilidade do parceiro Xerox, Beltrão Coelho, que recebe a informação sobre as necessidades e monitoriza, em tempo real, o serviço.

A proposta valor da Xerox e do Parceiro Platinum Beltrão Coelho permitiu atingir resultados tais como:

• Disponibilidade dos serviços de impressão a partir de qualquer dispositivo móvel, permitindo aos alunos imprimir e digitalizar sem necessidade de utilizar um computador do Instituto Politécnico de Santarém.

• As soluções Xerox permitem que os utilizadores possam aceder à função de impressão de modo mais simples, rápido e seguro. Os utilizadores conseguem agora confirmar, de forma mais fidedigna, os dados de conta, como saldo e plafond.

• Instalação nos Multifunções da Galeria “MyApps” da Beltrão Coelho, desenvolvida sobre a ferramenta Xerox App Studio e que permitiu simplificar a forma como colaboradores e alunos do IPSantarém acedem, imprimem e digitalização de e para serviços na cloud, tais como pastas de Sharepoint ou Dropbox, sem quebras de segurança e sem necessidade de terem acesso a um PC.

• Os processos passaram a ser efetuados de forma automática, o que ocasionou um alívio de trabalho na secretaria (deixou de ser preciso informar o plafond e saldo financeiro aos alunos), os erros de registo passaram a ser nulos, e a experiência dos alunos, depois de passarem a ter um maior controle sobre o seu plafond, melhorou consideravelmente.

• Aumento do tempo de disponibilidade dos equipamentos.

• Eliminação dos processos redundantes assumidos pela equipa de TI do Instituto Politécnico de Santarém, que penalizava a sua rentabilidade e eficiência.

• Eliminação da necessidade de stock e armazenamento de consumíveis. A logística deste serviço passa a ser totalmente assumida pelo parceiro Beltrão Coelho, reduzindo custos financeiros e humanos.

“Gostamos de ser desafiados a solucionar problemas que afetam o desempenho das organizações. A parceria que temos com a Xerox e as soluções que desenvolvemos permitiu-nos desenhar a resposta certa, à medida das necessidades do Instituto Politécnico de Santarém. O serviço que prestamos já mostra resultados significativos, não só na redução de custos e processos, como também no nível de satisfação dos alunos (os principais utilizadores), que conseguem, de forma mais simples e rápida, utilizar os serviços da instituição. Estamos muito satisfeitos com mais um projeto de sucesso, em parceria com o líder de mercado, Xerox”, comenta António Beltrão Coelho, Diretor Geral da Beltrão Coelho

“Trata-se de uma equipa com conhecimentos técnicos na área, sempre disponível a ajustar o modelo de base proposto às necessidades internas do Politécnico, nomeadamente a integração do software de impressão com as aplicações informáticas do IPSantarém.
Após a implementação, o serviço tem sido excelente, onde a Beltrão Coelho tem demonstrado uma programação eficaz das tarefas agendadas e o relacionamento da equipa de implementação com os técnicos de Informática é muito cordial e informal.”, comenta Professor José Maurício, do Centro de Informática do Instituto Politécnico de Santarém.

—xxx—